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Que vérifier à chaque réception d'articles confiés par un déposant en boutique ?

Cette checklist s'adresse aux boutiques de dépôt-vente et aux commerces qui acceptent des articles en dépôt. Dans l'ordre du comptoir, elle reprend les vérifications qui évitent les litiges courants : article mal décrit, prix jamais convenu, dépôt sans contrat ni échéance. Elle complète nos repères sur la gestion des déposants et sur le registre des objets mobiliers.

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Checklist réception d'un dépôt

Date : ______________   Réalisé par : ____________________

Avant d'accepter le dépôt

  • Retrouver la fiche du déposant ou la créer avec ses coordonnées complètes et son moyen de contact préféré
  • Relever la pièce d'identité présentée, nécessaire au registre des objets mobiliers, à vérifier selon les textes en vigueur
  • Rappeler les conditions de la boutique : durée du dépôt, taux de commission, sort des invendus, règle en cas de remise
  • Vérifier que les articles proposés correspondent à ce que la boutique accepte : catégories, saison, gamme de prix
  • Écarter poliment les articles sales, abîmés, incomplets ou dont l'origine paraît douteuse
  • Estimer la place disponible en rayon et en réserve avant d'accepter un lot important

À l'examen de chaque article

  • Décrire l'article : catégorie, marque, taille ou dimensions, couleur, matière
  • Noter l'état réel, défauts compris, et le faire constater au déposant
  • Convenir du prix de vente avec le déposant, à partir des ventes comparables de la boutique
  • Vérifier le taux de commission applicable : taux par défaut, taux propre au déposant ou à la catégorie
  • Noter les frais fixes éventuels prévus au contrat, par exemple un forfait d'étiquetage ou de nettoyage
  • Préciser si une démarque programmée s'applique, avec son pourcentage et sa date
  • Compter les pièces d'un lot et les accessoires : ceinture, boîte, housse, chargeur, notice

Contrat et registre

  • Compléter le contrat ou le bordereau de dépôt avec la liste des articles, leur état et leur prix
  • Faire signer le contrat en deux exemplaires et en remettre un au déposant
  • Inscrire chaque article dans le registre des objets mobiliers avec son numéro d'ordre
  • Enregistrer la date de dépôt et calculer la date d'échéance de chaque article
  • Rattacher les articles à la fiche du déposant avant qu'ils ne quittent le comptoir

Étiquetage et mise en rayon

  • Attribuer à chaque article un code de suivi unique, jamais réutilisé pour un autre article
  • Préparer l'étiquette : code de suivi, prix lisible, éventuellement taille et date de mise en vente
  • Fixer l'étiquette solidement, à un endroit visible qui n'abîme pas l'article
  • Photographier les pièces de valeur ou fragiles avant la mise en rayon
  • Placer l'article en rayon ou en réserve et noter son emplacement
  • Vérifier que l'article apparaît dans le stock avec le bon prix et le bon déposant

Avant que le déposant ne reparte

  • Confirmer le rythme et le mode de reversement : date fixe ou seuil, virement ou espèces
  • Indiquer comment il sera prévenu d'une vente et de l'approche de l'échéance
  • Rappeler ce qu'il devra faire des invendus à l'échéance et le délai pour les récupérer
  • Vérifier qu'il repart avec son exemplaire signé et la liste de ses articles
  • Noter dans sa fiche tout accord particulier convenu à l'oral pendant la réception

Comment utiliser ce modèle

  • À cocher au comptoir, à chaque réception, par la personne qui reçoit le déposant ; pour un lot important, une réception à deux limite les oublis.
  • À conserver agrafée au contrat de dépôt pendant toute la durée du dépôt, puis archivée avec le décompte final de reversement.
  • À relire une fois par saison pour l'adapter aux conditions de la boutique : durée de dépôt, taux, catégories acceptées, règle de démarque.

Questions sur ce modèle

Faut-il vraiment relever l'identité du déposant à chaque dépôt ?
Le commerce d'objets d'occasion pour le compte de tiers impose en général la tenue d'un registre des objets mobiliers, qui mentionne l'identité du déposant. Les modalités exactes sont à vérifier selon les textes en vigueur, auprès de votre mairie ou de votre chambre de commerce. Une fois la fiche créée, un déposant régulier n'a plus à présenter sa pièce à chaque visite.
Que faire si le déposant n'accepte pas le prix proposé ?
Expliquez-lui sur quoi vous vous appuyez : état réel de l'article, ventes comparables récentes en boutique, saison. Si l'écart reste important, proposez une démarque programmée ou refusez le dépôt plutôt que d'accepter un prix qui ne se vendra pas et occupera le rayon jusqu'à l'échéance.
Cette checklist convient-elle à un dépôt reçu par colis ou en dehors des heures d'ouverture ?
Oui, à condition d'adapter les points qui supposent la présence du déposant. Décrivez l'état à réception, photographiez chaque article, puis envoyez-lui la liste et le contrat à valider avant toute mise en rayon. Tant qu'il n'a pas confirmé les prix et le taux, l'article reste en réserve.

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DepotVentePro aide les boutiques de dépôt-vente et les commerces à gérer leurs déposants, leurs articles mis en vente, le calcul des commissions et les reversements, sans cahier ni tableur.

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