DepotVentePro ou le tableur : que choisir pour suivre ses déposants et ses reversements ?

Ce qu'un tableur bien construit fait correctement

Le tableur a un avantage immédiat : il est déjà sur l'ordinateur de la boutique et chacun sait à peu près s'en servir. Une feuille avec le nom du déposant, la date d'entrée, la description de l'article, le prix affiché, le taux convenu et une colonne « vendu le » suffit à une petite activité de dépôt-vente qui reçoit quelques articles par semaine. Une formule calcule la part du déposant, un filtre isole ce qui reste à reverser, et le fichier se sauvegarde sur une clé ou dans un espace en ligne.

• aucun abonnement, un fichier que vous possédez et que vous pouvez faire évoluer ;
• colonnes et présentation entièrement à votre main, y compris pour des cas particuliers ;
• export vers le comptable immédiat, puisque c'est déjà un tableau ;
• fonctionne hors connexion, sans dépendance à un service tiers.

La limite n'est pas le tableur lui-même, c'est la saisie. Chaque vente doit être reportée à la main dans la bonne ligne, chaque reversement pointé, chaque échéance de dépôt calculée à partir de la date d'entrée. Le jour où deux articles similaires du même déposant se ressemblent, ou qu'une ligne est supprimée par erreur, personne ne s'en aperçoit avant que le déposant ne réclame.

Ce qu'un logiciel dédié change au quotidien

DepotVentePro ne fait pas des calculs plus savants que le tableur. Il fait autre chose : il enchaîne les étapes. La fiche du déposant porte son taux, chaque article créé hérite de ce taux et reçoit une étiquette avec un code de suivi, la vente en caisse retrouve l'article par ce code, et le solde du déposant se met à jour sans qu'on rouvre un fichier. Le décompte de reversement se génère à partir des ventes réelles, comme le décrit notre article sur le calcul et le reversement des commissions.

• une seule saisie par article, réutilisée à l'étiquetage, à la vente et au reversement ;
• les échéances de dépôt repérées automatiquement à partir de la date d'entrée ;
• un décompte par déposant prêt à imprimer, avec le détail article par article ;
• un historique des reversements consultable si un déposant conteste.

En contrepartie, il faut accepter un abonnement mensuel, une phase de reprise de l'existant et une organisation plus cadrée : le logiciel impose une fiche par article là où le tableur tolère une ligne approximative. Pour un dépôt de quelques dizaines d'articles par an, ce cadre peut paraître lourd.

Le point de bascule : le nombre d'articles en rayon

La question à se poser n'est pas « tableur ou logiciel » dans l'absolu, mais « combien d'articles vivent en même temps dans la boutique ». Avec une centaine d'articles et une dizaine de déposants réguliers, un tableur tenu chaque soir reste gérable. Avec plusieurs centaines d'articles, une durée de dépôt de quarante-cinq ou soixante jours et des invendus à rendre chaque semaine, la tenue du fichier devient une seconde journée de travail. Le simulateur de rotation du rayon aide à estimer ce flux mensuel d'entrées et de retours avant de trancher.

Les erreurs de reversement, coût invisible du tableur

Une erreur de commission ne se voit pas dans le chiffre d'affaires, elle se voit dans la relation avec le déposant. Un article vendu avec une remise en caisse, un taux différent par catégorie, un forfait d'étiquetage retenu ou non : autant de règles que le tableur applique seulement si quelqu'un y pense. Le calculateur de commission et de reversement montre à quel point la part du déposant bouge selon qui supporte la remise. Un logiciel applique la règle écrite au contrat à chaque vente ; un tableur applique celle que la personne en caisse a en tête ce jour-là.

Cela ne signifie pas que le logiciel ne se trompe jamais : une fiche mal renseignée au départ produira un décompte faux, proprement présenté. La différence est que l'erreur est localisée sur une fiche, pas diluée dans une colonne de trois cents lignes.

Le comparatif en un tableau

Notre verdict